आयोजन स्थल में सुरक्षा और यातायात व्यवस्था की जिम्मेदारी पुलिस विभाग को दी गई है, नगर पालिका द्वारा स्वच्छता सुनिश्चित की जाएगी। जिला शिक्षा अधिकारी को निर्णायकों और शिक्षकों की ड्यूटी लगाने, आयोजन की प्रारंभिक तैयारी, प्रतिभागियों के पंजीयन, सूची एवं परिणाम तैयार करने तथा विद्यार्थियों की उत्कृष्ट भागीदारी सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी दी गई है।

मुख्य चिकित्सा एवं स्वास्थ्य अधिकारी द्वारा आयोजन स्थल पर मेडिकल किट और प्राथमिक/आपातकालीन स्वास्थ्य सुविधा उपलब्ध कराई जाएगी। माई भारत महासमुंद द्वारा प्रतिभागियों के पंजीयन और पुरस्कार वितरण में सहयोग किया जाएगा। उद्यानिकी विभाग द्वारा समारोह स्थल की सजावट व्यवस्था की जाएगी। परिवहन विभाग आवागमन हेतु वाहनों की व्यवस्था करेगा और जनपद पंचायतें ग्राम पंचायतों के उत्कृष्ट कलाकारों को सूचना देकर उनकी भागीदारी सुनिश्चित करेंगी।

अनुविभागीय अधिकारी (रा.) आयोजन स्थल की तैयारी, विभागीय समन्वय, आदिवासी विकास विभाग द्वारा आवश्यक कार्य हेतु कर्मचारियों की उपलब्धता और विद्यार्थियों की भागीदारी सुनिश्चित की जाएगी। कार्यक्रम का मंच संचालन रेखराज शर्मा और टेकराम सेन द्वारा किया जाएगा। जिला प्रशासन ने सभी विभागों को निर्देशित किया है कि आपसी समन्वय के साथ युवा महोत्सव को सफलतापूर्वक सम्पन्न कराएं।